El Ministerio de Trabajo ha publicado una guía que pretende resolver las cuestiones más frecuentes sobre la nueva obligación para todas las empresas de llevar un registro diario de la jornada. Son muchas las dudas que se plantean, por lo que han visto necesario determinar unas pautas que ayuden con el proceso. Lo comentamos a continuación:

¿Es obligatorio para todas las empresas?

Sí. Es indiferente el tamaño de la empresa, el número de trabajadores y el sector de actividad. También se aplica a empleados “móviles”, comerciales, teletrabajo, etc. Existen algunas excepciones como las que hacemos constar a continuación:

  • Personal de Alta Dirección
  • Autónomos
  • Socios de Cooperativas

¿Qué ocurre con mi organización si hay fórmulas de flexibilidad, teletrabajo o distribución irregular de la jornada?

El registro horario no debería ser impedimento alguno para seguir aplicando estas fórmulas. En caso de compensar jornadas superiores con otras inferiores, se podrá contabilizar con el registro para determinar las horas que debe realizar el trabajador en cómputo anual. Existen además registros telemáticos si el trabajador presta los servicios en su propio domicilio.

¿Qué ocurre con los trabajadores que empleo a través de una ETT?

Corresponde a la empresa usuaria las facultades de dirección y control de la actividad laboral. No obstante, como la ETT también está obligada a cumplir las obligaciones salariales y de Seguridad Social, serán ambas las que establecerán de común acuerdo los procedimientos de aportación de los registros.

¿Y si existen trabajadores subcontratados en mi empresa?

En este caso, el control de la actividad permanece en la empresa que contrata a los trabajadores, ya sea contratista o subcontratista. Así pues, es ella la responsable de cumplir la obligación de registrar la jornada. No obstante, si los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas pueden acordar servirse de los sistemas de registro diario de jornada empleados en la principal para sus trabajadores. De esta forma se asegura mayor fiabilidad, aunque la obligación sigue siendo de la empresa contratista.

¿Y si hacemos jornada partida? ¿Cómo hemos de fichar?

Es conveniente registrar todas las entradas y salidas, incluidas las pausas para comer, con el objeto de que todo el tiempo que media entre el inicio y la finalización de la jornada no cuente como trabajo efectivo.

La empresa puede dar instrucciones precisas dentro de su poder de organización y dirección sobre el cumplimiento y distribución del tiempo de trabajo de conformidad con lo previsto en la negociación colectiva, acuerdos de empresa o bien, de forma unilateral (previa consulta con los representantes de los trabajadores). En caso de no haber representante, es la empresa la que ha de regular la forma de llevar a cabo el registro, respetando en todo caso lo que establezca el convenio colectivo en caso de que exista regulación sobre la materia.

Tengo trabajadores desplazados fuera del centro. ¿Cómo tienen que fichar?

Es indiferente si existe pernocta o no. El registro horario no altera su aplicación, por lo que el empleado debe registrar su tiempo de trabajo efectivo.

¿Qué medios puedo usar para cumplir la obligación de registro de la jornada?

De momento no existe una modalidad específica, pero se han de cumplir los siguientes puntos:

  • Se debe de llevar a cabo día a día e incluir el momento de inicio y fin de jornada.
  • Será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, que es proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el trabajador.
  • Se puede usar un instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada.
  • En caso de usar sistemas de videovigilancia o geolocalización, se han de respetar en todo caso los derechos de los trabajadores a la intimidad, así como la L.O. de Protección de Datos.

¿Puede el trabajador tener acceso a los registros?

Sí. De hecho se exige que el trabajador pueda acceder a los registros siempre que lo solicite, por lo que debería poder consultarlos de forma telemática o bien, que estén físicamente en el centro de trabajo.

¿Y si el trabajador se niega a firmar un registro?

Se trataría de una conducta sancionable por desobediencia a la empresa, y tipificada según el convenio colectivo de aplicación.

¿Puedo usar una hoja de cálculo de excel/word para llevar a cabo esta obligación?

Sí. De hecho recomendamos este método para empresas que no tienen un gran número de trabajadores, ya que el trabajador hace constar su horario por escrito, firmándolo día a día. Lo que se convierte en una herramienta completamente fiable y nada costosa.

Desde GAC hemos creado una hoja de cálculo en EXCEL que puede servir como modelo para cumplir con esta obligación. Te la enviamos a tu correo electrónico sin coste alguno. Solamente has de suscribirte a nuestra Newsletter.